Microsoft 365 Backup – Reicht die integrierte Lösung aus?

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen wird von Hackern ins Visier genommen. Plötzlich sind die Daten in Ihrer Microsoft 365 Cloud nicht mehr sicher. Die große Frage ist dann: Wie kriegen wir den Laden schnellstmöglich wieder zum Laufen? Man könnte meinen, “Ach, Microsoft hat doch eine Backup-Funktion, lass uns doch einfach das Backup laden.” Nicht ganz. Was Microsoft als ‘Backup’ anbietet, entspricht nicht unbedingt dem, was wir uns darunter vorstellen.

Wie bei vielen Themen rund um die IT-Sicherheit, muss man sich VOR einem Sicherheitsvorfall auf den Ernstfall vorbereiten.
Genau dabei soll dieser Blog helfen: Wir geben Ihnen einen Überblick über das, was Microsoft selbst anbietet und empfiehlt, und zeigen Ihnen dann unsere bewährten Methoden für Backups.

Bisher bot Microsoft nur eine einfache Backup-Lösung für OneDrive, die sich hauptsächlich für das Wiederherstellen versehentlich gelöschter Dateien eignete. Ein umfassendes Backup, das alle Bereiche wie SharePoint, Kommunikationskanäle oder Microsoft-Teams vollständig sichert und schnell wiederherstellt, fehlte jedoch. Unternehmen konnten sich also nicht allein auf die Standard-Backup-Funktionen verlassen, um ihre Betriebsfähigkeit in Notfällen zu gewährleisten. Seit 2024 bietet Microsoft jedoch ein vollwertiges Backup-Angebot an und erweitert damit das Portfolio. Microsofts neues Backup-Angebot mag zwar zusätzliche Funktionen bieten, doch der späte Einstieg bringt auch Nachteile mit sich. Während Microsoft gerade erst beginnt, haben andere Anbieter über Jahre hinweg ihre Lösungen optimiert und an Benutzerfreundlichkeit gewonnen. Sie bieten ausgereifte Features und intuitive Bedienung, die Unternehmen schätzen.

Microsoft muss hier also erst aufholen, was sich in der Komplexität und der teilweise umständlichen Handhabung der neuen Backup-Funktionen zeigt. Für Unternehmen bedeutet dies: Während andere Lösungen bereits erprobt und effizient sind, könnte Microsofts Angebot noch mit Anlaufschwierigkeiten zu kämpfen haben. Abhängig von den Backup-Anforderungen und der Größe des Unternehmens könnte ein Drittanbieter-Modell, das pro Benutzer abrechnet, eine attraktive Alternative sein, da Microsoft seine Preise pro TB festlegt.

Ein bewährter Standard in der Datensicherung ist die 3-2-1-Methode. Diese Strategie empfiehlt, drei Kopien Ihrer Daten zu erstellen, die auf mindestens zwei unterschiedlichen Medien gespeichert sind. Eine dieser Kopien sollte sich außerdem an einem externen Ort befinden – idealerweise geografisch getrennt von den anderen, um Datenverluste bei lokalen Vorfällen zu vermeiden. Microsoft bietet zwar eine hochentwickelte Infrastruktur mit starker Georedundanz, wodurch die Wahrscheinlichkeit eines vollständigen Systemausfalls gering ist. Diese redundanten Systeme tragen wesentlich zur Datensicherheit bei. Dennoch bleibt ein Restrisiko: Ein umfassender Cloud-Ausfall oder ein gezielter Angriff könnte potenziell alle Kopien im Microsoft-Ökosystem betreffen. Unternehmen, die auf maximale Sicherheit setzen, sollten daher prüfen, ob zusätzliche Backups außerhalb der Microsoft-Cloud sinnvoll sind, um die 3-2-1-Strategie vollständig zu erfüllen.

Microsoft 365 bietet einen gewissen Schutz und Georedundanz für Ihre Daten. Allerdings besteht häufig ein Missverständnis bezüglich der Verantwortung von Microsoft und der tatsächlichen Verantwortung des Nutzers für den Schutz und die langfristige Aufbewahrung ihrer Office 365-Daten. Es ist wichtig zu verstehen, dass Backup und Wiederherstellbarkeitsschutz von Microsoft nicht dasselbe sind, wie ein umfassendes Backup-Konzept. Die Georedundanz von Microsoft 365 schützt vor Standort- oder Hardwareausfällen, um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer produktiv bleiben können. Es gewährleistet jedoch nicht unbedingt einen umfassenden Schutz und direkten Zugriff auf Backups. Es ist entscheidend, die Kontrolle über Ihre Daten zu bewerten und sicherzustellen, dass Sie direkten Zugriff und Kontrolle über Ihre Backups haben. Ein Backup erfolgt, indem historische Kopien Ihrer Daten erstellt und an einem anderen Ort gespeichert werden. Dadurch können Sie sie im Falle von Datenverlust, versehentlichem Löschen oder böswilligen Angriffen schnell wiederherstellen. Vor allem gegen letzteres ist man durch die Microsoft 365 für die meisten Anwendungsfälle nicht ausreichend geschützt. Die Verantwortung liegt ganz klar beim Unternehmen und den Nutzern. Tatsächlich empfiehlt Microsoft selbst den Benutzern, ein Backup ihrer Microsoft 365-Daten zu erstellen. Dies unterstreicht die Wichtigkeit eines umfassenden Backup-Konzepts. Zu finden ist die Empfehlung im Microsoft Servicevertrag.

Es ist unerlässlich, die Prioritäten verschiedener Unternehmen zu verstehen. Bei Microsoft beispielsweise ist das Daten-Backup lediglich ein ergänzender Aspekt ihres Serviceangebotes. Hingegen für ein Unternehmen, das sich auf Backup-Lösungen konzentriert, sind Nutzerfreundlichkeit und Funktionalität ihrer Backup-Dienste von höchster Wichtigkeit.

Doch wie genau ist mein Backup und wie kann ich meinen Geschäftskunden versichern, DSGVO konform zu agieren? Um auf Microsoft-Ebene alle Compliance relevanten Add-ons zur Verfügung zu haben, muss man tief in die Tasche greifen. In Deutschland angesiedelte Backup-Anbieter hingegen bieten ihre Lösungen standardmäßig mit DSGVO Konformität an.

Wir haben uns mit einigen Backup-Anbietern vertraut gemacht und konnten ein paar Aspekte identifizieren, die euch helfen können, das richtige Produkt für euch zu finden.

Lernen Sie unsere Backup- und Sicherheitslösung für Microsoft 365 kennen! In einem kostenlosen Erstgespräch stellen wir Ihnen alle Funktionen vor und richten die Lösung dann individuell für Ihr Unternehmen ein. Sie testen unverbindlich einen Monat und entscheiden anschließend, ob die Lösung Ihren Anforderungen entspricht. Falls nicht, entstehen Ihnen keinerlei Kosten. Vereinbaren Sie jetzt Ihr kostenloses Erstgespräch und machen Sie Ihre Daten umfassend sicher!