Um in Microsoft Copilot die Berechtigungen und Zugriffe perfekt abzustimmen, muss man zuerst verstehen, was der Copilot kann und sieht. Im Zuge dessen werden wir auch besser verstehen was er nicht kann und nicht sieht.

Mit dem Copilot können einzelne Nutzer oder ganze Organisationen die Stärke eines großen Sprachmodells, ähnlich wie ChatGPT, nutzen. Dadurch wird es möglich, Analysen und Suchanfragen zu allen Dateien durchzuführen, auf die man Zugriff hat. Das heißt, der Copilot stellt insofern keine Gefahr dar, da er keine zusätzlichen Berechtigungen benötigt sondern auf die vorhandene Berechtigungsstruktur aufgebaut ist.

Bei der Nutzung von Microsoft Copilot in Unternehmen beginnt jeder Prozess mit einer Anfrage des Nutzers. Diese Anfrage könnte die Suche nach Informationen, die Erstellung von Dokumenten oder die Automatisierung von Routineaufgaben umfassen. Copilot startet dann seine Abfragen, sucht nach allen relevanten Informationen in allen Dateien, die dem Benutzer zugänglich sind. Durch diesen Zugriff kann Copilot präzise Ergebnisse liefern, welche auf firmeninterne Daten basieren.

Die Einführung von Microsoft Copilot in Unternehmen offenbart jedoch oft unerwartete Herausforderungen im Bereich der Datenverwaltung und des Berechtigungsmanagements. Wenn Copilot unbeabsichtigt Sicherheitslücken aufdeckt, indem er auf sensible Daten in SharePoint zugreift, die vor seiner Einführung verborgen waren, können ernsthafte Startschwierigkeiten entstehen. Der daraus resultierende Imageschaden innerhalb des Unternehmens kann beträchtlich sein, insbesondere wenn das Vertrauen in die Entscheidungsträger und die Technologie selbst untergraben wird.

Ein einfaches Beispiel verdeutlicht das Risiko bei der Nutzung von Microsoft Copilot: Eine Buchhalterin analysiert Gehaltsdaten für eine Kostenstellenübersicht und speichert diese Informationen zunächst sicher in einem buchhaltungsbeschränkten Ordner. Für eine Präsentation an die Führungsebene kopiert sie jedoch wichtige Gehaltsdetails in eine Datei, die sie in einem allgemein zugänglichen Ordner ablegt. Während diese Datei normalerweise schwer zu finden wäre, könnte Microsoft Copilot auf die Frage “Was verdienen meine Kollegen?” unerwartet Antworten liefern, da es auf den weniger geschützten Ordner Zugriff hat.

Ein wesentliches Problem bei der Nutzung von Technologien, wie Microsoft Copilot, ist der Umgang mit veralteten Dateien. Wenn wir zum Beispiel den Ordner “Produkpalette_Q3_2023” betrachten. Dieser Ordner ist schon lange überholt. Und WIR, als Mitarbeiter, wissen das auch. Copilot kommt zu diesem Schluss jedoch nicht von selbst.

Das kann dazu führen das Copilot auf Basis dieser überholten Informationen arbeitet. Und das wiederum kann zu verzerrten Ergebnissen führen. Solche Situationen werfen Fragen hinsichtlich der Datenintegrität auf und betonen die Notwendigkeit eines bewussteren Umgangs mit der Datenpflege und -aktualisierung, um den vollen Wert von Microsoft Copilot zu nutzen.

Zunächst ist es wichtig, alle nicht mehr benötigten Dateien zu archivieren, um unötige Verwirrung zu vermeiden. Nicht mehr benötigte Produktlisten, Kundenlisten und Dokumentationen sollten in klar gekennzeichnete Archive verschoben werden. Dieser Prozess erfordert eine gründliche Durchsicht der vorhandenen Ordnerstrukturen, um sicherzustellen, dass nur relevante Daten im aktiven Zugriff bleiben. Dabei kann es hilfreich sein, Richtlinien für die Archivierungsdauer einzelner Dokumententypen festzulegen, um eine systematische Aktualisierung und Bereinigung des Datenbestands zu gewährleisten. Eine ordnungsgemäße Archivierung trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern fördert auch die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.

Die Überarbeitung der Berechtigungsstruktur ist essenziell, um den sicheren Zugriff auf Daten und Dokumente zu gewährleisten. Die im Microsoft Admin Center verfügbaren Tools bieten zwar einen guten Ausgangspunkt, jedoch können sie in komplexen Szenarien an ihre Grenzen stoßen. Wir verwenden hier ein Tool eines Drittanbieters, das einem schnell und übersichtlich hilft, die vereinbarten Richtlinien zeiteffizient einzuhalten. Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung dieser Praktiken in Ihrem Unternehmen. Melden Sie sich bei uns für ein kostenloses Erstgespräch.

Um die Effizienz bei der Suche und Organisation von Dokumenten zu verbessern, ist es empfehlenswert, eine einheitliche Richtlinie für die Verwendung von Tags innerhalb der Organisation einzuführen. Tags helfen, Informationen schnell zu klassifizieren und wiederzufinden, was besonders in einer Zeit der Informationsflut von großem Vorteil ist. Bei der Entwicklung einer solchen Richtlinie sollten relevante Schlüsselbegriffe, wie Projektbezeichnungen, Abteilungsnamen oder Dokumenttypen, definiert werden. Es ist wichtig, alle Mitarbeiter in der Anwendung dieser Richtlinie zu schulen, um eine konsistente Nutzung der Tags zu gewährleisten und das volle Potenzial dieser Organisationshilfe auszuschöpfen. Der Copilot kopiert dann automatisch die nötigen Tags an von ihm referenzierte Informationen. Somit kann er nicht unabsichtlich klassifizierte Informationen preisgeben.

Eure Berechtigungen und Zugriffe sind nun bereit für den Arbeitsalltag mit Microsoft Copilot. Copilot dient als leistungsfähiger digitaler Assistent, der Ihre Arbeitsprozesse durch automatisierte Aufgaben und intelligente Vorschläge unterstützt. Diese Technologie bietet die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität signifikant zu steigern. Es ist entscheidend, dass alle Teammitglieder mit den Funktionen und Möglichkeiten von Copilot vertraut gemacht werden, um eine erfolgreiche Integration in den Arbeitsalltag zu gewährleisten. Regelmäßiges Feedback und Anpassungen helfen dabei, Copilot effektiv an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Wir begrüßen Sie in einer Zukunft, in der Arbeit durch intelligente Unterstützung einfacher und effizienter gestaltet wird.