Datensicherheit ist das A und O. Gerade für Firmen ist es wichtig ihre Daten zu schützen. Schließlich sind das auch Daten, die die Marktposition bestimmen. Heutzutage haben Hacker viele Möglichkeiten anzugreifen, ganz bequem von daheim aus. Per Mail zum Beispiel. Schon viele sind Opfer von Trojanern oder Ransomware geworden.

Doch deshalb ganz auf das Internet zu verzichten, ist natürlich auch keine Option. Um das Risiko eines erfolgreichen Angriffes zu verhindern, sind Warnungen oder das Blocken solcher Dateien hilfreich. In Outlook ist es ganz einfach Regelungen zu bestimmten Absendern oder Dateien zu erstellen:

1. Admin Center aufrufen und in Exchange wechseln:

2. Dort angekommen zum Reiter Nachrichtenfluss. Man landet direkt im Register Regeln. Hier auf das + gedrückt und schon kann man neue Regeln erstellen:

Hier angekommen auf Weitere Optionen klicken und anfangen auszufüllen:

3. Nun die Eckdaten zu der neuen Regelung angeben. 

Unter Diese Regel anwenden, wenn … kann man auswählen, wann diese Regel greifen soll. Hier kann zwischen Optionen wie bspw. Name des Absenders oder Empfängers oder Inhalt des Betreffs, des Nachrichtentexts oder der Anlage gewählt werden.

Wenn man möchte, dass z.B. bei Erhalt von einer .exe Datei, eine Regel greifen soll, kann man beispielsweise folgende Auswahl treffen und .exe als das Schlagwort eingeben. Es können jeweils mehrere Schlagwörter angegeben werden.

Dateitypen, die man, laut der Microsoft Docs Seite (unsere Quelle), blockieren sollte sind diese:

Ade, ADP, Ani, Bas, bat, CHM, cmd, com, CPL, CRT, HLP, HT, HTA, inf, ins, ISP, Job, JS, JSE, lnk, MDA, MDB, MDE, MDZ, MSC, MSI, MSP, MST, PCD, SHS, URL, VB, Visual Basic, VBS, WSC, WSF, WSH, exe, PIF.

Und bei diesen Endungen sollte man eine Warnung aussprechen:

DOTM, DOCM, XLSM, sltm, XLA, xlam, XLL, PPTM, POTM, PPAM, PPSM, sldm

So sind diese einzutippen:

Danach nicht vergessen auf das + zu drücken, um das Ganze zu hinterlegen. Man kann hier beliebig viele Endungen hinzufügen.

Unter Folgendermaßen vorgehen … , kann ich nun auswählen, was passieren soll, sobald eine Regel anschlägt: Soll die Nachricht an eine verantwortliche Person weitergeleitet werden oder direkt gelöscht werden? Soll Sie umgeleitet werden? …

Hacker sind nicht dumm. Deshalb nutzen Sie Dateiformate, die auch so im Alltag oft vorkommen. Das macht es ja gerade so gefährlich. Aus diesem Grund ist es auch schlecht alles zu blockieren und direkt zu löschen, sonst kommt es zu Problemen, wenn Mitarbeiter sich gegenseitig etwas zukommen lassen müssen.

Deshalb sollte man auf den letzten Punkt achten:

4. Ausnahme hinzufügen

Unbedingt Ausnahmen benutzen! Hier kann man wählen, wann diese Regel außer Kraft gesetzt wird. Z. B. wenn eine vertrauenswürdige Person etwas schickt oder empfängt.

Bei Microsoft Docs sind noch andere Punkte zu finden, die helfen Outlook noch sicherer zu machen.

Welche Regelung getroffen und wie reagiert werden soll, muss natürlich jedes Unternehmen selbst wissen.  Aber es lohnt sich definitiv, sich darüber Gedanken zu machen.

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