Outlook ist aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Es ist das Postfach, das einfach jeder benutzt und über das so viel gemacht wird: Dokumente teilen, Besprechungen planen, kurze Umfragen machen, News verschicken…

Ok, soweit nichts Neues. Aber warum denken wir, dass sich Microsoft Teams für Outlook Nutzer lohnt? Kurz gesagt: Weil Teams und Outlook perfekt Hand-in-Hand arbeiten und es tolle Funktionen erschließt ohne Mehraufwand.

Microsoft Teams ist ein Produkt der Microsoft 365 Familie, das Besprechungen und Zusammenarbeit über alle möglichen Endgeräte ermöglicht, vereinfacht und effektiver macht. Außerdem ist es ein großartiges Tool zum Planen und Abarbeiten von Projekten.

Die beiden Produkte sind mittlerweile so großartig miteinander verschmolzen, dass beim Nutzen vieler Funktionen gar nicht auffällt, dass man eigentlich gerade auf die andere Applikation zugegriffen hat.

Hier mal ein paar Beispiele, warum sich Teams für Outlook User lohnt:

Kalender und Besprechungen

Eine Funktion von Teams ist der Kalender. Über diesen kann man Termine einsehen und Besprechungen planen. Dieser Kalender ist aber nichts anderes als unser Outlook Kalender. Der Vorteil besteht hier aber definitiv im Terminplanungs-Assistenten, der hilft, das perfekte Zeitfenster für eine Besprechung zu finden.

Genauso kann ich aber auch in Outlook ein Teams-Meeting planen. Dann wird direkt ein Meeting mitsamt Meetings-ID erstellt und die Einladung in „Microsoft Teams Form“ gebracht.

Bei erhalt einer Einladung zu einer Teams-Besprechung, können die Teilnehmer ganz simple auf den Besprechungslink in ihrer Mail drücken oder über die Outlook-Erinnerung beitreten und sie werden direkt in die Besprechung in Teams geleitet.

Mails

Wer viel per Mail kommuniziert, weiß wie umständlich es sein kann, nicht die Übersicht zu verlieren. Vor allem, wenn man eine Mail an mehrere Parteien weiterleitet und den Input von jedem braucht.

Teams macht es einem da leichter. Es gibt Chats (Einzel- und Gruppenchats) und Teams, in denen gezielte Unterhaltungen geführt werden können. Teams sind nochmal in Kanäle unterteilbar, die die Personengruppe oder den Arbeitsbereich nochmal spezifischer aufteilen lässt. Wer nun eine Mail an eine bestimmte Personengruppe weiterleiten muss/möchte, kann den entsprechenden Kanal als Empfänger angeben und so eine Diskussions- oder Informationsrunde starten. Eine Kopie dieser Mail wird dabei an das entsprechende Team gesendet. Jede Antwort, die dazu gegeben wird, findet man aufgelistet direkt unterhalb der weitergeleiteten Mail. Die Mailadresse des Kanals findet man unter den 3 Pünktchen neben dem Kanalnamen. Andersrum, kann auch eine Unterhaltung per Mail verschickt werden.

Verpasste Teams Aktivitäten

In Microsoft Teams lassen sich die verschiedensten Einstellungen zu Benachrichtigungen machen. Ich kann u.a. einstellen, zu was ich benachrichtigt werden möchte (private Nachrichten, Teamnachrichten, Erwähnungen, Kommentare…) und wie, per Mail, Banner,…
Wer per Mail angibt, bekommt eine Mail zugeschickt was, wann, wo, von wem passiert ist. Hierauf kann ich direkt von der E-Mail aus reagieren, eine Antwort schreiben, z.B. .
Das ist vor allem dann praktisch, wenn ich in der früh eh gerade alle meine Mails checke und eine kurze Antwort allein reichen würde. Wer gerade mitten in der Arbeit ist, kann aber, sofern aktiviert, auch direkt im Banner eine Nachricht verschicken. Auch dann muss ich meine aktuelle Arbeit/meine aktuelle Applikation nicht schließen um eine Antwort zu schreiben.

Microsoft Teams hat für Unternehmen so viele Vorteile. Und wer viel über Outlook macht und kommuniziert, wird begeistert sein, wie gut Teams mit Outlook zusammenarbeitet und wie einfach das kommunizieren in Teams ist.

Überzeugen Sie sich selbst!

Teams bietet aber noch so viel mehr Funktionen. Mehr Informationen zu den Funktionen von Teams? Melden Sie sich doch bei uns. Wir helfen gerne weiter. Entweder direkt anrufen oder Kontaktdaten über das Kontaktformular hinterlassen. Wir freuen uns auf Sie!