Man würde so gerne und traut sich nicht ein ERP-Projekt anzupacken. Schließlich hat man schon so einiges von Kollegen oder Mitstreitern gehört. Oder es selbst erlebt. Wie ein scheinbar sicheres Projekt im Sand verlaufen oder an die Wand gefahren worden ist. Was sind die häufigsten Gründe, die ein ERP-Projekt scheitern lassen? Und wie kann man dem vorbeugen?

Einige Teammitglieder sind vielleicht noch nicht gut genug geschult für die Rolle, die sie übernehmen sollen, z.B. die des Key Users. Sie müssen sich zurechtfinden, während ihre ganze Arbeitskraft schon im Projekt gebraucht wird.

Selten wird ein realistischer Plan aufgestellt, wie welcher Kollege wann mit dem Projekt ausgelastet ist, sodass Kollegen nicht das Pensum schaffen, das geplant war und deshalb verzögert sich das ERP-Projekt.

Man sieht deutlich, dass die oben angeführten Probleme Projekte belasten. Es gibt dafür verschiedene Lösungswege, bestehend aus:

• ausreichender und realistischer Planung des Personals und deren Arbeitsauslastung – durch jemanden mit viel Erfahrung in diesen Projekten (ein Außenstehender macht deshalb oft Sinn).
• vor dem ERP-Projektstart durchgeführte Schulungen für gut informierte Projektteilnehmer.
• einem neutralen Externen als Projektleiter, um karrieregesteuerte Entscheidungen zu verhindern.

Keine Lust, viel Geld in ein neues ERP-System zu stecken und danach enttäuscht vom Ergebnis zu sein?

Hier gibt es 2 Extreme zu beobachten: Die einen brauchen ein neues ERP-System, klammern sich jedoch zu sehr an ihre bisherige Strategie. Schließlich macht genau diese Strategie doch die Firma aus. Die anderen fixieren sich zu sehr auf das Neue im System, übergehen wichtige Bedürfnisse von ihrem Unternehmen und setzen einfach nur die Standardlösungen ein.

So zahlt man für etwas, was man schon hat oder was man gar nicht braucht.

Das Ergebnis, ist bei beiden gleich: die User sind unzufrieden und es läuft im besten Fall nicht besser, im schlimmsten Fall schlechter als vor der Umstellung.

Die Lösung ist …

• … neutral die bisherigen Strukturen beurteilen

• … auf die individuellen Anforderungen des Bertriebs eingehen

• … unparteiisch abschätzen, welche Anpassungen der Standardlösung nötig sind

• … die Balance finden, was kontrollierbar umzusetzen ist

• … die Auswirkungen dem End-User verdeutlichen und schmackhaft machen

Zwei Hauptfaktoren müssen schon VOR dem Start der Umstellung geklärt werden: Zeit und Geld für Schulungen.

Es braucht Zeit, für mitunter 100 Nutzer, Schulungen zu planen: Welche Rolle spielen sie? Wer braucht eine Schulung vor Projektstart, um den Projektfortschritt voranzubringen? Bei wem reicht es, wenn das Projektende in Sicht ist und wer wird erst nach Abschluss geschult? Die jeweiligen Abteilungen sollten ebenfalls genug Zeit haben, den Mitarbeiter aus der Alltagsplanung für die Zeit der Schulung freizustellen. Der zeitliche Aufwand, die Mitarbeiter GUT zu schulen, sollte auch nicht unterschätzt werden: Wie viel Zeit muss man wirklich dafür aufbringen?

Und Geld: Wer kein Budget für Schulungen einplant, spart am falschen Ende. Wenn die Key User und künftigen ERP-System-Verantwortlichen nicht oder ungenügend geschult sind, geht die Umstellung nur stockend voran. Und wenn die Endnutzer nicht geschult werden, das System richtig zu bedienen, bringt selbst das beste ERP-System nichts. Im schlimmsten Fall liegt dann mal stundenlang das System flach und es geht pures Geld verloren.

Was kann man dagegen tun? Man muss frühzeitig planen…

• … welcher Mitarbeiter wann geschult werden soll.

• … wann welche Rollen ausgebildet werden.

• … wie lange die Schulungen dauern sollen.

• … wie viel diese Trainingseinheiten kosten.

• … was an Pufferzeit nötig und möglich ist.

Deshalb: Wer den Zeit- und Koordinationsaufwand von Schulungen und Trainings frühzeitig im Auge behält, dem rauben diese nicht den Schlaf.

Stammdaten. Wer liebt sie nicht? Das Problem allerdings ist, dass es entweder gar keine Stammdaten gibt, diese irgendwo und irgendwie abgespeichert sind, veraltet sind oder nur rudimentär gepflegt sind. Oder, dass es keinen Verantwortlichen gibt.

Die Folge sind Dopplungen oder unterschiedliche Versionen der Stammdaten. Das macht eine Sortierung, Prüfung und gegebenenfalls Neugenerierung notwendig, was wiederum einen großen Arbeitsaufwand bedeutet. Die Key User müssen nun neben Projektarbeit auch noch Stammdatenpflege betreiben. Das alles lässt den Projektfortschritt nur schleichend vorangehen.

Das Fazit? Die Qualität der Stammdaten ist entscheidend für den Erfolg des ERP-Projektes Und auch für die Arbeit im Allgemeinen!

Die Lösung ist, dass man die Verantwortlichkeiten klärt, vorhandene Stammdaten analysiert und Fehler und Lücken in Stammdaten findet. Gegebenenfalls müssen neue, qualitativ hochwertige Daten generiert und aufgebaut werden.

Es gibt zwei Arten der Systemeinführung und deren Folgen, wenn Probleme auftauchen:

• • alles Einführen -> alles Lahmlegen = schlecht
  • teilweise Einführen -> teilweise Lahmlegen = besser

Denn: Das neue System kann so gründlich getestet und geprüft worden sein, wie es eben ging. Die Realität birgt leider oft andere Probleme als in der Theorie bedacht werden können. Diese bleiben auch beim häppchenweisen Einführen von Teilsystemen. Hier besteht allerdings nur die Gefahr, einzelne Geschäftsbereiche kurzzeitig zu behindern. Wer allerdings alles auf einmal einführt, kann auch alles auf einmal lahmlegen.

ALSO: Einführungsstrategie gut durchdenken!!

Auf Veränderungen eingehen, flexibel sein, schnell umdenken – der Kanon dieses Jahr. Und das hat seine Berechtigung. Man sollte nicht starrköpfig und stur seinen Weg gehen und stolz auf seine schönen Scheuklappen sein.

Trotz allem: VORSICHT BEIM PRIORITÄTEN ÄNDERN!!

Denn meistens sind es unsere Prioritäten und Ziele, die uns bei den ganzen Veränderungen eine Orientierung geben. Und manches muss trotz Veränderung und Umschwung einfach durchgezogen werden.

In Unternehmen werden oft die IT-Projekte gerne nach hinten verschoben. Kann man ja noch später machen.

Aber wozu führt das? Sind die Folgen wirklich so unscheinbar? Ist es tatsächlich egal, wann man solche Projekte fertig macht und ob man sie überhaupt fertig macht? Leider nicht. Es ist nicht egal und die Konsequenzen nicht zu unterschätzen. Nicht nur, dass sich die Einführung des geplanten Projekts verzögert, auch die Mitarbeiter müssen erneut eingearbeitet werden. Und das wirkt sich ziemlich demotivierend auf sie aus. Folglich lässt auch der Projekterfolg auf sich warten, wenn er sich denn überhaupt einstellt. – Was ist zu tun?

Auf jeden Fall nicht von heute auf morgen Ressourcen von einem Projekt ins andere abziehen – Feingefühl zeigen und im Interesse des Unternehmens und der Mitarbeiter die Prioritäten setzen.

Ansonsten gibt es individuelle Möglichkeiten, IT-Projekte so zügig und reibungslos wie möglich durchzuführen. Das lässt sich und muss man auf Ihr eigenes Unternehmen abstimmen.

Bei Neuerungen im oder am System sprechen Management und Mitarbeiter oft aneinander vorbei. Was das Management meint und was der Mitarbeiter versteht, klafft oft weit auseinander.

Warum ist das so? Warum missverstehen sich Mitarbeiter und das Management oft? Nicht selten oder sogar meistens wird die sogenannte Change-Komponente eines ERP-Projektes völlig unterschätzt. Das ERP-Projekt wird unbedacht in die „IT-Projekt-Schublade“ gesteckt und da bleibt es dann. Für niemanden zugänglich. Doch ein Enterprise-Ressource-Planning-Projekt fordert die gesamte Organisation. Schließlich werden oft vollständig neue Prozesse und Arbeitsabläufe eingeführt.

Wenn Mitarbeiter dann mir nichts dir nichts vor völlig neuen Rollen und Aufgaben stehen, sind sie überfordert und sehr skeptisch. Und wenn man dann auch noch bestimmte Aufgaben `weg-automatisiert´ hat, dann ist sowieso alles verloren.

Was soll man tun? Richtiges Führen, Coachen und auch den Betriebsrat rechtzeitig ins Boot holen.

Wie macht man richtig Schluss? Warum werden in manchen Projektmeetings nur Probleme und Schuldzuweisungen von einem zum anderen geschoben?

Weil es keinen richtigen Projekt-ABSCHLUSS gegeben hat. Denn nach dem wäre klar:

• • das Projekt war nach Abschluss in Zustand XY
  • das ist noch offen
  • der und der kümmert sich bis dahin darum

Die Verantwortung liegt jetzt bei der zuständigen Person oder Abteilung. Ein „Ich war´s nicht“ oder „Ich weiß von nichts“ zählt nicht mehr. Aber der Projekterfolg dann doppelt!

Wenn Unterstützung bei einem ERP-Projekt gewünscht ist, dann einfach hier das Kontaktformular ausfüllen. Wir nehmen uns schnellstmöglich Zeit für eine Antwort.