Wenn euer ERP System lange lädt, langsam reagiert oder manche Funktionen scheinbar ewig dauern, dann seid ihr hier genau richtig. Zuerst werden wir analysieren, warum langsam nicht gleich langsam ist. Dafür werden wir in 2 Arten von Langsamkeit unterscheiden und dann geben wir euch 5 praktische Tipps an die Hand, die ihr sofort selbst anwenden und testen könnt. Eine Verbesserung wird sofort bemerkbar sein. 

1. Langsam ≠ Langsam

1.1 Langsam 1 – Träge und schwammig

1.1.1 Die Symptome von Langsam 1

Alles ist träge, langsam. Das Einloggen dauert lange. Ein allgemeines schwammiges Gefühl. Jeder Klick dauert lange oder wird erst scheinbar gar nicht wahrgenommen.

  • Verlängerte Ladezeiten: Das Einloggen ins System nimmt ungewöhnlich viel Zeit in Anspruch.

  • Verzögerte Reaktionszeiten: Jede Aktion, ob Klick oder Befehlseingabe, scheint mit einer spürbaren Verzögerung zu reagieren.

  • Reaktionslosigkeit: Manchmal werden Eingaben scheinbar ignoriert, was zu Frustration führen kann.

  • Allgemeine Langsamkeit: Das System zeigt stetig eine träge Leistung, was sich in einem Gefühl der Schwammigkeit äußert.

Mitarbeiter muss lange warten weil sein ERP-System sehr träge ist, die Frustation kann man in seinem Gesicht erkennen

1.1.2 Die Diagnose von Langsam 1

Allgemeine Überforderung der Hardware oder des Netzwerkes. Möglicherweise Konfigurationsprobleme, Überlastung durch Wachstum oder Altlasten.

  • Veraltete Systemkonfigurationen: Oft sind die Systemeinstellungen nicht auf den neuesten Stand gebracht worden, was zu Ineffizienzen führt und die Systemleistung immer weiter verlangsamt.

  • Überforderte Hardware-Ressourcen: Eine stetige Zunahme von Daten und Prozessen kann die Hardware über ihre Grenzen hinaus belasten, was die Leistung des ERP Systems beeinträchtigt.

  • Skalierungsprobleme durch Unternehmenswachstum: Die vorhandene Hardware ist möglicherweise nicht mehr in der Lage, mit dem gewachsenen Umfang der ERP-Anforderungen Schritt zu halten, was zu einer allgemeinen Überlastung führt.

1.1.3 Die Gegenmittel gegen Langsam 1

Um die Leistung Ihres ERP Systems zu verbessern, empfiehlt es sich, die aktuellsten ‘Best Practice’ Infrastruktureinstellungen herauszufinden. Dies beinhaltet die Überprüfung und Anpassung von Windows Server Konfigurationen sowie globaler Einstellungen des Datenbanksystems. Darüber hinaus könnte ein Hardware-Upgrade in Betracht gezogen werden, um eine effizientere Systemleistung zu erzielen. Für detaillierte Anweisungen und weitere Informationen verweisen wir Sie auf die “Erste Hilfe für jedermann” im zweiten Abschnitt des Blogs.

1.2 Langsam 2 – Einzelne Funktionen dauern sehr lange (>20 Minuten)

1.2.1 Die Symptome und ihre Auswirkungen von Langsam 2

In der Kategorie “Langsam 2” erleben Nutzer des ERP Systems erhebliche Verzögerungen bei verschiedenen Prozessen, die weit über die erwartete Bearbeitungszeit hinausgehen. Sprich: “Man klickt und es passiert erstmal für einige Minuten nichts”.

Das ist nicht nur ineffizient, sondern kann auch die mentale Bereitschaft und die Einstellung der Mitarbeiter gegenüber dem ERP System negativ beeinflussen. Wenn alltägliche Aufgaben zu einer zähen und frustrierenden Erfahrung werden, kann dies dazu führen, dass das System insgesamt negativ wahrgenommen wird. Dies wirkt sich nicht nur auf die individuelle Produktivität, sondern auch auf die allgemeine Arbeitsmoral und die Effizienz des Unternehmens aus. Daher ist es entscheidend, diese spezifischen Leistungsprobleme zu identifizieren und zu beheben, um eine optimale Systemleistung und eine positive Nutzererfahrung zu gewährleisten. Beispiele für solche Funktionen wären:

Leute warten im Wartezimmer eines Dokors, wenn man beim ERP-System auch so lange warten muss, dann kann dies demotivierend sein.

  • Monatsabschluss: Ein überlanges Verfahren für den Monatsabschluss im ERP System kann wichtige Geschäftsentscheidungen verzögern und die Effizienz beeinträchtigen.

  • Auswertung der Produktionsstraße: Eine verzögerte Analyse der Produktionsdaten im ERP System kann zu Engpässen in der Fertigungssteuerung und verzögerter Anpassung an Marktveränderungen führen.

  • Erstellung neuer Angebote: Die langsame Erstellung von Angeboten im ERP System beeinträchtigt die Kundenreaktionszeit und kann die Wettbewerbsfähigkeit mindern.

1.2.2 Diagnose von Langsam 2

Was sind die möglichen Ursachen für diese Verzögerungen? Unserer Erfahrung nach, trägt in den meisten Fällen nicht die Logik des ERP Systems, sondern eine suboptimale Datenbankabfrage die Hauptverantwortung. Doch welche spezifischen Fehler könnten dahinterstecken? Angesichts der unzähligen Möglichkeiten ist eine Ferndiagnose schwierig. Hier sind einige Probleme auf die wir häufig stoßen:

  • Abfrageproblem des Datenbanksystems: Dies deutet auf Ineffizienzen im Abfragemanagement hin, das zu übermäßigen Wartezeiten führen kann. Möglicherweise werden zuviele Daten abgefragt.

  • Verdacht auf Schleifen oder Mehrfachabrufen von Daten: Es besteht die Möglichkeit, dass das System Datenabfragen unnötigerweise wiederholt, was zu Verzögerungen führt. Durch das effektive Referenzieren auf bereits abgefragte Daten lässt sich vermeiden, dass der Prozess durch mehrfaches Abfragen derselben Informationen verlangsamt wird.

  • Indexierungsprobleme (keine oder falsche Indexierung): Ohne Indexierung muss das System alle Daten durchforsten bis es den relevanten Eintrag findet. Wenn Daten indexiert sind, können sie viel schneller gefunden werden. Falsche Indexierungen können hierbei die Suche erheblich verlangsamen.

  • Fehler beim Setzen des Datumsfilters (falsch oder zu spät gesetzt): Ein klassisches Problem aus der Praxis. Zunächst werden alle Daten unabhängig vom Datum abgerufen und anschließend wird spezifiziert, dass nur Daten des letzten Monats benötigt werden. Durch frühzeitiges Setzen des Filters lässt sich das Abrufen irrelevanter Daten effektiv vermeiden.

1.2.3 Die Gegenmittel gegen Langsam 2

Die in der Diagnose aufgeführten Beispiele geben einen Einblick in die Vielfalt der Gründe, die zu Leistungsproblemen in ERP Systemen führen können.

Der Schlüssel zur Lösung?
Eine detaillierte Analyse der Systemabfragen. Durch eine solche eingehende Untersuchung lassen sich die problematischen Funktionen identifizieren und entsprechend optimieren oder neu konfigurieren. Hierfür stehen zahlreiche spezialisierte Tools der Hersteller zur Verfügung. Es kann jedoch für Laien herausfordernd sein, diese effektiv anzuwenden.

Ein Doktor check die Checkliste eines Patienten, ähnlich verhält es sich bei einer Anylse eines ERP-Systems.

2. Erste Hilfe für jedermann

Das Bild zeigt den symbolischen Krankwagen der für euer langsames ERP-System erste Hilfes leistet

2.1 Im Windows Server

2.1.1 Energieoptionen

Standardmäßig ist bei Windows Servern die Energieoption ‘Ausbalanciert’ aktiviert, was für Serveranwendungen  jedoch nicht empfohlen wird. Eine erste Verbesserung lässt sich erzielen, indem man diese Option auf ‘Höchstleistung’ umstellt.

Auf einem englischsprachigen Server findet man diese Option im Control Panel unter ‘System and Security’ > ‘Power Options’. Hier sollte man von ‘Balanced’ auf ‘High Performance’ umstellen, um das Potenzial des Servers besser auszuschöpfen.

Das Bild zeigt die Einstellung in Windows in der man die Energieoption ändern kann.

2.1.2 Analyse der Serverresourcen

  • Schnellanalyse: Für eine schnelle und effektive Analyse der Systemleistung kann der bewährte Windows Task Manager genutzt werden. Dieser hilft Ihnen, die Auslastung von CPU und RAM in Echtzeit zu überwachen. Achten Sie darauf, dass die Kapazitäten im Leerlauf idealerweise 30% nicht überschreiten. Sollten diese Werte regelmäßig überschritten werden, ist dies ein Indikator dafür, dass eine Erhöhung der Ressourcen in Betracht gezogen werden sollte, um eine optimale Systemleistung sicherzustellen.

  • Langzeit Analyse: Für eine tiefgreifendere Analyse der Systemleistung empfiehlt es sich, auf spezialisierte externe Tools zurückzugreifen. Diese Anwendungen bieten umfangreiche Einblicke in die Langzeitnutzung und -effizienz von Systemressourcen, weit über die momentane Auslastungsansicht des Task Managers hinaus. Solche Tools ermöglichen es, Trends und Muster in der Ressourcennutzung zu erkennen, was besonders hilfreich ist, um potenzielle Engpässe zu identifizieren und präventive Maßnahmen zu ergreifen. Beispiele für solche Tools sind SolarWinds, Nagios oder ManageEngine, die detaillierte Berichte und Analysen zur Systemperformance liefern.

2.1.3 Weitere Tipps

  • Antivirusprogramme am Windows Server vermeiden: Die Vermeidung von Antivirensoftware auf ERP Servern ist aus zweierlei Gründen sinnvoll: Erstens haben Antivirenprogramme einen hohen Ressourcenverbrauch und beeinträchtigen somit die Leistung und zweitens besteht das Risiko von Softwarekonflikten, die zu Betriebsstörungen führen können. In solchen Fällen sind alternative Sicherheitsmaßnahmen effektiver.

  • Bleiben Sie up-to-date: Regelmäßige Updates von Windows-Servern, auf denen ERP-Systeme laufen, sind entscheidend für die Leistungserhaltung der Server. Stichwort: Serverwartung.

2.2 In der Datenbank

2.2.1 Wartungspläne

Wie bei jedem Auto ist auch bei einer Datenbank eine regelmäßige Wartung unerlässlich. Eine Wartung ermöglicht erhöhten Ressourcenbedarf oder eine Ansammlung von Altdaten frühzeitig zu erkennen und zu beheben, BEVOR diese zu einer spürbaren Leistungsminderung führen.
Was umfasst die Wartung einer Datenbank genau? Im Folgenden finden Sie wichtige Aspekte, die bei einer solchen Wartung berücksichtigt werden sollten:

  • Backup und Wiederherstellung: Regelmäßige Sicherungskopien der Datenbank erstellen, um Datenverlust zu verhindern. Ausgiebiges Testen der Wiederherstellungsprozesse, um die Datenintegrität sicherzustellen.

  • Reinigung und Archivierung: Entfernen veralteter oder redundanter Daten, um die Datenbank übersichtlich zu halten. Archivierung alter Daten, um die Datenbankgröße zu verwalten.

  • Aktualisierungen und Patches: Es ist wichtig, regelmäßig Softwareupdates und Sicherheitspatches auf der Datenbankseite zu installieren, um Sicherheitsrisiken zu minimieren und sie auf dem neuesten Stand zu halten. Zusätzlich sollte die Kompatibilität dieser Updates mit dem ERP-System geprüft werden. Viele Datenbankanbieter adressieren mit ihren Patches auch Performance-Probleme, was zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Systemleistung beiträgt.

  • Dokumentation und Berichterstattung: Führung genauer Aufzeichnungen über durchgeführte Wartungsarbeiten. Erstellung regelmäßiger Berichte über den Zustand und die Leistung der Datenbank.

2.2.2 Bei Verwendung einer SQL-Datenbank

Für Nutzer von Microsoft SQL-Datenbanken ist es erwähnenswert, dass Microsoft eine Fülle von Ressourcen und Hilfen zur Optimierung dieser Datenbanken anbietet. In ihrem Artikel zu “Installation Considerations for Microsoft SQL Server and Microsoft Dynamics NAV”, der leider nur auf Englisch verfügbar ist, findet ihr viele einfache aber auch äußerst komplexe Hilfen, um eure SQL Datenbank perfekt mit eurem ERP System zu verbinden. Diese Ressourcen decken ein breites Spektrum an Themen ab – von Installationsrichtlinien bis hin zu spezifischen Konfigurationsempfehlungen – und sind eine wertvolle Unterstützung für alle, die ihre SQL-Datenbanken effizient und sicher betreiben möchten. Weitere Einzelheiten und spezifische Anweisungen finden Sie im Lernportal von Microsoft.

3. Infomaterial zu ERP Systemen

4. Fragen kostet bei uns nichts

Wenn ihr euch bei eurem ERP System lieber auf die Erfahrung von Experten stützt als selber anzupacken, dann meldet euch bei uns. In einem kostenlosen Erstberatungsgespräch hören wir uns eure Sorgen und Probleme an. Gemeinsam können wir dann sehen, inwieweit umfangreiche Analysen vollzogen werden müssen, oder ob ein paar einfache Tricks schon helfen können. Wir freuen uns von euch zu hören!