Fühlen auch Sie sich schier erschlagen von der großen Auswahl an Tools rund um die Aufgabenplanung? Allein Microsoft hat 4 Programme dafür. Welches davon ist das Beste für Sie?

Zuerst müssen wir herausfinden, was denn welches Programm kann. Danach stellen wir die einzelnen Programme gegenüber. Das sollte bei der Entscheidung schon mal helfen.

Planner

Planner ist ein teambasiertes Projektmanagement-Werkzeug. Jede Microsoft 365 Gruppe (Outlook Gruppe, Teams Team, Yammer Community) kann damit offene Aufgaben nachverfolgen. Außerdem ermöglicht es schnell und einfach Aufgaben für sich und / oder andere anzulegen und zu bearbeiten.

Design: Kanban-Boards ermöglicht es, Aufgaben leicht nachzuverfolgen und wichtige Infos schnell zu vermitteln. Die Kalenderansicht vermittelt einen Überblick, wann welche Arbeit fällig wird. Und durch eine graphische Ansicht wird gezeigt, wie ausgelastet man schon ist: wie viele Aufgaben sind in Arbeit, verspätet, noch offen etc.

Gerade für kleine Teams, die sich selbst organisieren können, ist dieses Programm sehr praktisch.

Vergleichbar mit „Trello“.

Lists

Viele kennen vielleicht noch SharePoint Lists. Das ist die verbesserte Version davon, nun in einer eigenen App. Praktisch zum Nachverfolgen von Aufgaben und Projektmanagement. Die Listen umschließen Reiseplanung, Inventarplanung, Eventplanung, Einarbeitungspläne uvm.

Design: Wie der Name schon sagt, handelt es sich vor allem um Listen verschiedenster Art. Die Kontrollfelder, Optionen, das Layout, die Ansicht und einiges mehr ist aber an die eigenen Bedürfnisse super anpassbar. So können die Vorlagen perfekt auf persönliche Vorlieben eingestellt werden. Zudem lassen sie sich auch auf das jeweilige Projekt und auf die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.

Dadurch bietet Lists ein super Planungserlebnis für große Events an denen viele Einzelpersonen arbeiten. Oder auch zum Managen von Reiseplänen. Strukturiertes Arbeiten, bei dem man alles im Blick behalten muss, ist hiermit gut umsetzbar. Somit auf alle Fälle interessant für Projektleiter von intensiven Projekten.

Vergleichbar mit „Monday.com“.

To-Do

Die Microsoft-Version vom früheren „Wunderlist“, welches Microsoft aufgekauft hat. Es hat die „Aufgaben“-Sektion in Outlook ersetzt. Man kann persönliche Aufgaben, seine eigenen Listen und alle Listen, die man verwaltet, verfolgen. Mit der Power App ist es sogar möglich, Aufgaben von anderen Apps mitzuverfolgen, OneNote z.B.

Design: Ein zentraler Ort für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum, Erinnerungen und einer guten App.

Es ist praktisch, um Struktur in seine täglichen Aufgaben reinzubekommen und nichts zu vergessen (Push-Nachrichten).

Aufgaben-App in Teams

Oder auch „Tasks in Teams“. Eine zentrale Liste aller persönlichen Aufgaben in einer Teams-freundlichen Art. Das Programm ist eine Kombi aus den beiden Programmen Planner & To Do, integriert ins Teamsinterface. Hier geht es vor allem ums „sehen“, den Überblick über alle vorhandenen Aufgaben aus Planner und To Do.

Design: Listen mit Rubriken. Aufgaben werden in die verschiedenen Pläne und Teams separiert.

Praktisch, wenn sich der Arbeitsplatz vor allem in Teams bewegt. Zudem gibt es einem ein großes komplettes Bild über das Aufgabenmanagement.

Wenn man sich diese 4 Programme ansieht, erkennt man, dass jedes Programm seine eigenen Vorzüge hat. Allerdings gibt es auch einige Überschneidungen.

Man kann sagen:

1. Planner und Lists ist großartig zum Hinzufügen und Managen von teambasierten Aufgaben in Aufgabenlisten.
2. To-Do ist super zum Managen von persönlichen Aufgaben und Aufgabenlisten.
3. Die Aufgaben-App in Teams ist ein Portal, um einen Überblick über alle Aufgaben in Planner und To-Do direkt in Microsoft Teams zu erhalten.

Vielen wird es schwer fallen sich zwischen Planner und Lists zu entscheiden. Habe ich kleine Teams, die sich selbst organisieren können? Dann ist Planner praktisch.

Für große Projekte, kann Lists besser sein. Für wiederkehrende Sachen, für die es unter Umständen einen Verantwortlichen gibt, ist Lists definitiv eine gute Sache: für Mitarbeiter einlernen und Reiseplanungen z.B.

Sowohl Planner als auch Lists ist in Microsoft Teams integrierbar. Zudem hat man mit der Aufgaben-App in Teams auch schon To-Do offiziell in Teams.

Wie war Ihre Erfahrung mit einem oder mehreren dieser Microsoft Tools? Wo konnte Ihnen schon welches Programm behilflich sein? Wie eine passende Nutzung von einem oder mehreren dieser Programme für Sie und Ihr Unternehmen aussehen kann, zeigen wir Ihnen gerne in einer individuellen Demo. So können Sie erfahren, wie Sie das Beste aus den Programmen rausholen können und wie das Arbeiten ganz speziell für Sie aussehen kann.
Hört sich spannend an? Dann nehmen Sie doch Kontakt mit uns auf und lassen Sie uns die Einzelheiten telefonisch besprechen.